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现代企业的会计电算化管理

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:本站整理  发布时间:2009-08-21 22:05:25

20世纪中叶,随着社会生产集约化程度的不断提高,世界工业革命的飞速发展,引发了全球性的信息革命,信息时代的到来为企业进一步解放生产力,提高劳动生产率带来了极大的便利。由此,传统的企业信息管理体系发生了本质的变化,尤其在企业会计信息管理领域更是以崭新的计算机账务处理系统取代了旧式的手工“日清月结”,便捷的企业管理电算化逐渐为广大的现代企业普遍采用。
  一、会计电算化的组织及系统的建立
  随着社会主义市场经济的日趋完善,企业的一切经济活动都面向市场。企业向内部挖潜,走内涵发展的道路即企业经营重心逐步向管理方面转移。作为管理手段的会计,其功能与核心也必须向管理方面转移。会计工作的目标由“报帐型”向“控制管理型”转变。会计目标的转移,要求做到会计信息资料的准确、及时、完整和有效,而这只能是通过充分运用电子计算机和好的财务软件,把“财务核算、微机核算、全面经济核算”融为一体才能得到完成与实现。
  二、推行会计电算化,为企业管理服务
  在计算机的网络辅助管理下,监督和保证“目标成本”的准确执行。在财务电算化方面,发挥“铁路通用账表系统”财务软件的作用,采用并行运行技术,在保证数据及时采集的基础上,能做到随时记账,随时利用账表一体化产生业务执行数据,以便主管领导正确决策。利用“财务材料核算”财务软件系统提供的预算管理功能,将分解后的指标录入系统。这样一方面在制单时及时发现费用是否超标,并给以提示;另一方面系统提供了计划执行情况报告,反映计划与实际发生的差额及计划完成等。随时查看各种成本费用的实际发生情况,变事后反映为事前分析,事中控制。
  三、外引内援,自我发展
  由于市场上的财务软件大部分缺乏对工业、制造业生产成本进行管理核算的功能,根据我段的实际情况,利用财务科和分局计算中心力量,及时开发了材料核算管理、固定资产、工资等系统,并取得了成功,进一步提高了我段的管理水平。我们清楚地认识到为了选择更为精细而适用的计价方法和成本核算方法,原来在手工核算程序下,由于受到会计操作工具速度的制约,难以采用的存货移动平均计价法、固定资产个别折旧等许多精细的计价方法和成本核算方法,在实现了会计电算化后得以广泛应用,从而使计价方法和成本核算方法更加贴近实际需要。
  四、日常使用管理
  计算机替代手工记账后的日常使用管理是通过对系统运行的管理,保证系统正常运行,完成预定任务,保证系统内各资源信息的安全与完整。具体包括:
  1.机房管理。对机房的管理旨在为计算机设备创造一个良好的运行环境,防止各种非法人员进入机房,保护机内程序和数据的安全。
  2.上机操作管理。应包括以下几个内容:上机运行系统的规定,操作使用人员的职责,操作权限与操作程序等内容。
  五、系统维护管理
  系统维护管理包括硬件维护与软件维护两部分。硬件维护主要内容是在系统运行过程中,出现硬件故障时,及时进行故障分析,并做检查记录,在设备更新、扩充、修复后,由系统维护人员安装和调试。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。正确性维护是指诊断和改正错误的过程;适应性维护是指单位的会计工作发生变化时而进行的修改活动;完善性维护是为了改善已有功能的需求而进行的软件修改活动。
  六、会计档案管理
  电算化会计信息系统的档案管理主要是指打印出的各种账簿、报表、凭证、存贮会计数据和程序的软盘及其他存贮介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计档案管理是在会计电算化后会计工作连续进行的保障,是电算化会计信息系统维护的保证,是保证系统内数据安全完整的关键环节。
  一记账凭证的生成与管理
  计算机替代手工记账的记账凭证生成有两种方式:
  1.由原始凭证直接录入计算机,由计算机打印输出。在这种情况下,记账凭证上应有录入人员的签名或盖章,稽核人员签名或盖章,会计主管人员的签名或盖章,收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印输出生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证,按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。
  2.手工事先作好记账凭证,计算机录入记账凭证然后进行处理,在这种情况下,保存手工记账凭证与机制凭证皆可。
  二会计账簿、报表的生成管理
  1.日记账每天打印,一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印,发生业务少的账簿可满页打印。
  2.现金、银行存款账采用打印输出的活页账装订。
  3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
  4.在保证凭证、账簿清晰的条件下,计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。
  三关于磁性介质及其他介质的管理
  存有会计信息的磁性介质改其他介质,在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并留有附本。为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时能够恢复,这些介质都应视同会计资料或档案进行保存,直至会计信息完全过时为止。因此应根据自己的设备条件和管理要求,做好电算化会计档案的管理工作,应注意以下几点:
  1.建立数据资料备份制度。要有专人负责对计算机内的会计信息进行日备份、月备份、年备份,同时建立相应的责任制,以便计算机出现故障或遭到病毒侵入时,能保证以最短的时间恢复系统的运行。
  2.除了备份会计信息资料之外,还应对计算机的操作系统、汉字系统、软件编程语言、应用软件以及使用说明书等备份和收集归档。
  3.对计算机内凭证及总分类账、明细分类账、台账、报表应视同会计资料按月做两套软盘备份,交给会计档案保管员分别放置不同的地方妥善保管。有条件的最好将一年的资料用刻录机刻录到光盘上保管,这样更安全。
  4.对于用磁盘或磁带进行数据备份的,备份软盘必须贴上写保护标签,装入盘套放进硬盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的地方,防止由于存储介质损坏使会计档案丢失。
  5.严格执行安全和保密制度。对于会计电算化档案随意存放、毁损、散失和泄密,对非法伪造、涂改、变更,故意毁坏数据文件、账册、软盘等行为都要进行严肃处理。
  6.各种会计资料以及存储在磁盘、磁带、硬盘上的会计资料未经单位领导同意,不得外借和拿出本单位,经领导同意存放在磁介质上的会计资料借阅归还时,还应认真检查病毒,防止感染病毒。
  四关于会计电算化系统文档资料管理
  会计电算化系统开发的全套文档资料,视同会计档案保管,保管期截至该系统停止使用或有重大修改之后满3年。
  七、会计人员管理
  推行电算化,必须挑选、培养知识面广的人才,搞财会的要懂计算机,搞计算机的要懂财务业务,否则半边把式是难以胜任此项工作的。另外,基层单位的操作人员必须懂得中文输入及懂得计算机的使用,操作人员的文化水平制约着电算化的开展。计算机替代手工记帐后应加强对会计信息系统的维护及对使用人员的管理。基本方法是按照“责、权、利”相结合的管理原则,明确各类人员的职责、权限并尽量将之与各类人员的利益挂钩,建立健全岗位责任制,一方面加强内部牵制,保护资金财产的安全;另一方面提高工作效率,充分发挥系统的运行效益,使会计信息更加安全与完整。
  几年来电算化的推广减轻了管理人员特别是会计人员的工作强度,大大提高了管理人员和会计人员的业务素质和工作效率,为企业带来了经济效益。同时电算化的实施使企业管理和会计工作走向规范化。会计电算化的发展促使了会计职能的转变,使会计人员从算帐中解放出来,腾出更多的时间和精力去参与经营和管理,使每一个会计人员都能从核算人员变为一名企业真正的管理者。实行会计电算化,提高了企业管理水平,可以说电算化是打开企业现代管理之门的金钥匙。 

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作者:佚名

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