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Excel菜单栏--编辑-定位

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:本站整理  发布时间:2009-08-21 22:05:25

排序是数据处理中的经常性工作,Excel排序有序数计算(类似成绩统计中的名
次)和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例,介绍Excel 2000/XP的数据
排序方法。


  一、数值排序


  1.RANK函数

  RANK函数是Excel计算序数的主要工具,它的语法为:RANK (number,ref,
order),其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格,ref是对参与计算的数字
单元格区域的绝对引用,order是用来说明排序方式的数字(如果order为零或省略,则
以降序方式给出结果,反之按升序方式)。

  例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值,计算各车间产值排名的方法是:
在F2单元格内输入公式“=RANK(E2,$E$2: $E$4)”,敲回车即可计算出铸造车间的
产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板,选中F3、 F4单元格按Ctrl+V,就能计算
出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK(E2,
$E$2:$E$4,1)”,则计算出的序数按升序方式排列,即2、1和3。

  需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数(名次)相同,但会导致后续
数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同,则按本法计算出的排名
分别是3、3和1(降序时)。

  2.COUNTIF函数

  COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目,它的语法为COUNTIF
(range,criteria)。其中range为参与统计的单元格区域,criteria是以数字、表达
式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入,表达式和文本必须加引号。

  仍以图1为例,F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF($E$2:$E$4, ">"&E2)
+1”。计算各车间产值排名的方法同上,结果也完全相同,2、 1和3。

  此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值,在连接符&的作用下产生
一个逻辑表达式,即“>176.7”、“>167.3”等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合
条件的单元格数量,该结果加一即可得到该数值的名次。很显然,利用上述方法得到的
是降序排列的名次,对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。

   3.IF函数

  Excel自身带有排序功能,可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函
数结合,可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例,具
体做法是:选中E2单元格,根据排序需要,单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序
排序”按钮,即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。

  假如数据是按产值由大到小(降序)排列的,而您又想赋予每个车间从1到n(n为
自然数)的排名。可以在G2单元格中输入1,然后在G3单元格中输入公式“=IF
(E3=E2, G3,G3+1)”,只要将公式复制到G4等单元格,就可以计算出其他车间的产
值排名。

  二、文本排序

  选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序, Excel提供了比较好的解决办法。如果您
要将图1数据表按车间名称的笔划排序,可以使用以下方法: 选中排序关键字所在列
(或行)的首个单元格(如图1中的A1),单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令,
再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”,再
根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”,“确定”后回到“排序”对话框
(图2)。如果您的数据带有标题行(如图1中的“单位”之类),则应选中“有标题
行”(反之不选),然后打开“主要关键字”下拉列表,选择其中的“单位”,选中排
序方式(“升序”或“降序”)后“确定”,表中的所有数据就会据此重新排列。


  此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序,请读者自行摸索。


  三、自定义排序


  如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重
排工作表数据,前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方
法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令,打开“选项”对话框中的“自
定义序列”选项卡(图3)。选中左边“自定义序列”下的“新序列”,光标就会在右
边的“输入序列”框内闪动,您就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序
列了,输入的每个序列之

  间要用英文逗号分隔,或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表
中,可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”,这些序列就会被自动加入“输入序
列”框。无论采用以上哪种方法,单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中
备用(图3)。

  使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似,只是您要打开“排序选项”对话
框中的“自定义排序次序”下拉列表,选中前面定义的排序规则,其他选项保持不动。
回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”,“确定”后即可完成数据的
自定义排序。

  需要说明的是: 显示在“自定义序列”选项卡中的序列(如一、二、三等),均可
按以上方法参与排序,请读者注意Excel提供的自定义序列类型。

EXCEL2000使用技巧十招


1、Excel文件的加密与隐藏

  如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看,那么你可以给它设置密码保护,采用
在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的,在这里要特别注意的是,自己设定的
密码一定要记住,否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方
法为:

  A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者(另存为)”命令后,在弹出的“保存或
者(另存为)”的对话框中输入文件名;

B、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮,在弹出的“保存选项”的
对话框中输入自己的密码;


  这里要注意,它提供了两层保护,如果你也设置了修改权限密码的话,那么即使文
件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。

C、单击“确定”按钮,在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码,再点击“确
认”,最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码,如
果密码不正确,文件将不能打开。

2、对单元格进行读写保护

  单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素,对单元格的读写保护是Excel
对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类,所谓写保护就
是对单元格中输入信息加以限制,读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以
限制。

对单元格的写保护有两种方法:

A、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元
格集合,然后从数据菜单中选择“有效数据”选项,通过设定有效条件、显示信息和错
误警告,控制输入单元格的信息要符合给定的条件。

B、设定单元格的锁定属性,以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤:

(1)选定需要锁定的单元格或单元格集合;

(2)从格式菜单中选择“单元格”选项;

(3)在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签,在弹出的窗口中,选中“锁
定”;

(4)从工具菜单中选择“保护”选项,设置保护密码,即完成了对单元格的锁定设
置。

  对单元格的读保护有三种方法:

 A、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如:将选定单元格或单元格集合的背景
颜色与字体颜色同时设为白色,这样,从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内
容,用户无法直接读出单元格中所存储的信息。

B、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上,遮住单元格的本来面目,以达到读保护
目的。例如:使用绘图工具,画一不透明矩形覆盖在单元格之上,从格式菜单中选定矩
形的“锁定”选项,然后保护工作表,以保证矩形不能被随意移动。这样,用户所看到
的只是矩形,而看不到单元格中所存储的内容。

C、通过设置单元格的行高和列宽,隐藏选定的单元格,然后保护工作表,使用户不能
直接访问被隐藏的单元格,从而起到读保护的作用。

3、快速填充相同数据

  如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息,那么你不必逐个单元格一
个一个地输入,那样需要花费好长时间,而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操
作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据,具体方法为:

  A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻,可在按住Ctrl键的同
时,点击鼠标左键,逐个选中;

  B、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时,按回车键,则刚才选中的所有单
元格同时填入该数据。

4、使用Excel中的“宏”功能

  宏的概念,相信使用过WORD的人都会知道,她可以记录命令和过程,然后将这些命
令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录
的操作。在实践工作中,它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据,具体宏的定义
方法如下::

  A、打开工作表,在工作表中选中要进行操作的单元格;
B、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单
项,并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令;
  C、设定好宏后,我们就可以对指定的单元格,进行各种操作,程序将自动对所进
行的各方面操作记录复制。

5、连续两次选定单元格

  我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值,以查看引用此单元格的其他单元
格的效果。但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不
便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”,取消“按回车键
后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值,但以后你还得将此选项选
定,显得比较麻烦。其实,采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便:

  单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时,单元格
周围将出现实线框。


6、在工作表之间使用超级连接

  首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签,然后在引用工作表中插入
超级链接,注意在插入超级链接时,可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件
或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称,再在“文件中有名称的位置”设置栏
中输入相应的书签名,也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后,一旦使用鼠
标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置,即可实现中文Excel2000在自动打
开目标工作表并转到相应的位置处,这一点与WORD的使用很相似。

7、快速清除单元格的内容

  首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键,此时你会发现你只是删除
了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的
两种操作步骤:

  A、选定想要清除的单元格或单元格范围;

  B、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单;

C、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一
个。

8、快速修改单元格次序

  在实际操作的过程中,我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一
个或多个单元格至新的位置的同时,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具
体方法如下:

  A、首先用鼠标选定单元格,同时按下键盘上的Shift键;

  B、接着移动鼠标指针到单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操
作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变
成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。
、在Excel中利用公式来设置加权平均

  加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要
理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单
的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其
实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果
就是这些量值的加权平均值。

10、用Excel绘制函数图像

   函数图像能直观地反映函数的性质,用手工方法来绘制函数图像效果不太好,而
用Excel绘制函数图像非常简便,所作图像非常标准、漂亮,具体方法如下:

  A、首先打开电子表格的操作窗口,然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令,这
时屏幕上会出现一个空白的电子表格;

B、然后在A列的A1格输入“X=”,表明这是自变量,再在A列的A2及以后的格内逐次从
小到大输入自变量的各个值;实际输入的时候,通常应用等差数列输入法,先输入前三
个值,定出自变量中数与数的距离,然后点击A2格,按住鼠标拖到A4格选中这三项,使
这三项变成一个黑色矩形,再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块,当光标变成
“+”后,按住鼠标拖动光标到适当的位置,就完成自变量的输入;

  C、接着在B列的B1格输入函数式y=f(x)的一般函数表达式,如y=1/x;也可在点
击工具栏上的函数图标“fx”后,在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种;输
入结束后,点击函数输入对话框旁的勾号,B2格内马上得出了计算的结果。这时,再选
中B2格,让光标指向B2矩形右下角的方框,当光标变成“+”时按住光标沿B列拖动到
适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自
变量的绝对位置A2格,这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算;

D、最后点击工具栏上的“图表向导”图标,在出现的各种图表格式图标中选择“X,Y
散点图”,然后在出现的“X,Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”;这
时,可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外,对于自变量仅为正值的函数,也可用
“图表向导”中的“折线图”格式绘制。

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作者:佚名

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