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会计电算化工作环境下的企业内控制制度研究

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:本站整理  发布时间:2009-08-21 22:05:25

会计电算化是以电子计算机为主的现代电子信息技术应用到会计中,用电子计算机代替人工记账、算账、报账,以及部分替代人工完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。会计电算化系统的内部控制既包括了原来的手工财务过程,又包括程序设计、电算化账务处理过程。严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证。内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系、又要相互制约。此外,严格的内控制度有助于防止违法行为的发生。国内外会计电算化的实践表明,计算机本身处理出错概率较低,但人为造成出错和人为舞弊却有增无减,而且一旦出现舞弊,企业损失巨大。会计电算化所引起的损失主要有三种:(1)由于灾害事故(如火灾、水灾)或电源中断故障等原因所引起的会计信息处理中断和数据丢失;(2)因电算化会计信息本身的错误和疏漏所引起的损失;(3)因会计电算化舞弊而引起的损失。对前两种损失,通过借助于改善电算化环境和提高电算化开发控制技术就能较好地加以解决;而制定严格的电算化内控制度则是防范会计电算化舞弊的有效途径。

    就目前我国企业会计电算化的应用现状来看,大部分还停留在一般应用水平上。主要原因有以下几点:

    1.不少企业的各级领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识,没有认识到开展会计电算化是时代发展的必然,是管理现代化的需要。会计电算化是会计进人信息化的基础,是今后企业决策的重要手段,是会计制度改革的突破口。

    2.由于传统的手工记账方式长期被人们所接受,目前企业管理都建立在手工记账的基础上,要改变形成的习惯方式有一定难度。尤其是会计电算化的保密性、安全性存在空白,因而对会计电算化数据的可靠性持怀疑态度。

    3.不少企业认为电算化仅仅是“以机代账”,软件只需要一次投入即可,出现了只重视硬件换代,不注意软件升级的情况。从奔腾Ⅱ一直到奔腾Ⅳ,机型换几次,但财务软件仍停留在“古老”的Foxbase开发的DOS版上。

    4.会计电算化虽然在很大程度上减轻了会计人员的工作量,但同时也增加了操作人员、系统维护人员等岗位,带来了许多新的要求,提出了新的问题。目前,我国建立在手工操作条件下的会计基础工作的管理还存在着很多不足;实施会计电算化,就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束,才能充分发挥电算化的优势。

    5.由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识,在岗的会计人员虽经过计算机等级培训,但与实际要求水平还有较大差距。会计人员知识不全面,要使得计算机知识和会计工作经验有机结合,还有待时日。同时,计算机培训教材老化,眼不上计算机技术发展的形势。经过这样的培训和考核的人员,实际操作能力难以适应电算化环境下对内控的要求。

      二、

    由于上述现状及原因,强化内控管理,制订有效的电算化环境下的内部控制制度,提高电算化的科学管理水平,是建立现代企业内部控制制度的内在要求,也是提高企业管理水平的重要途径。一般建立的会计电算化下的内部控制制度不外乎硬件方面的、软件方面的、系统运行方面的及操作过程方面的有关制度。下面就实行会计电算化应该建立的内部控制制度及其所包括的内容予以说明。

    (一)加强防止电算化犯罪的法制建设

    目前,由于法规的不健全使电算化犯罪的控制很困难。例如,对未经许可接触电算化会计信息系统或有关数据文件的行为,在法律上未规定为偷窃行为,因此就无法对下载重要机密数据的行为治罪。必须看到,对电算化会计信息系统的开发和管理,不能仅靠现有的一些法规,如《会计法》、《企业会计准则》等。因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪,为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。为企业营造良好的大环境,防止电算化犯罪的法制建设,可从两个方面入手:(1)建立惩治利用会计电算化犯罪活动的法律,明确规定哪些行为属于舞弊行为及惩处方法;(2)建立会计电算化系统的保护法律,明确电算化系统中哪些东西或哪些方面受法律保护(硬件、软件、数据库)及受何种保护。

    (二)制订企业内部操作管理制度

    操作管理制度是针对每一个上机操作会计软件的人员而制订的,主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。除了软件对操作方面作了一定的设计以外,制订并严格操作管理制度,将会有效地保证会计软件的安全运行;同时,也有利于内部牵制制度的执行。操作管理制度从内容上来看,一般包括以下几项:

    1.操作人员的工作职责和工作权限。尽管软件一般都已有用户管理功能,但其用户管理的设置是由人工进行的,这就需要从制度上对操作人员的工作职责和工作权限加以规定,用来在用户管理的设置和具体的操作中执行。

    2、预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。如规定原始凭证必须经有关审核人员审核并签章后才能输入计算等。

    3.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施。如规定已输入计算机的凭证需由审核人员核对并签章后方可登记机内账簿等。

    4.建立必要的上机操作记录制度。如规定用操作日记的形式记录每天的上机操作内容等。

    (三)建立计算机硬件和软件管理制度

    对于拥有计算机的单位,无论是用于会计核算,还是用来其他工作,一般都要求制定硬、软件管理制度。通常,硬件和软件管理制度包括以下一些内容:

    1.保证机房设备安全的措施。如机房防火规定等。

    2.保证计算机正常运行措施。如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定等。

    3.会计数据和会计软件安全保密的措施。如数据备份、不准在计算机上玩电脑游戏等规定。

    4.修改会计核算软件的审批和监督制度。如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。

    (四)加强制订会计档案管理制度

    在实行会计电算化之后,随着存储介质的改变,对会汁档案管理的要求也比较严格;同时,对会计档案的概念也就有所发展。在会计电算化情况下,除了打印输出的账、证、表以外,整个系统开发形成的全套文档资料都属于会计档案的范畴,另外,对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。

    制订电算化会计档案管理制度一般应包括以下内容:

    1.实行会汁电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存,保存的有关规定按《会议档案管理办法》的规定执行。

    2.全套会计电算化系统文档视同会计文档保管,保管期截至该系统停止使用或有重大修改后的三年。

    3.妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质的措施。如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内等。

    4.科学规定会计档案的有关权限。如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。

    5.保证会计档案安全与完整的措施。如规定用计算机打印输出的账簿应按全文档案的有关规定装订成册等。企业的内部控制制度内涵是多方面的,但内部控制制度不是万能的,制度本身存在局限性,只有企业的全体员工共同营造良好的内部环境,通过不断地完善内部控制制度,才能实现内部控制的目的。

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作者:佚名

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